Administratief medewerker, onmisbare rol in elke organisatie

Een administratief medewerker wordt ook wel het kloppende hart van een organisatie genoemd. Deze mensen zijn onmisbaar en hebben een cruciale functie. Zij zijn verantwoordelijk dat alles op rolletjes verloopt. Wil jij weten wat een administratief medewerker voor verantwoordelijkheden heeft? Lees dan snel verder!

Wat doet een administratief medewerker precies?

De naam ‘administratief medewerker’ verklapt het niet direct, maar als administratief medewerker heb je een hele afwisselende baan. Ten eerste ben je verantwoordelijk voor het beheren, organiseren en verwerken van belangrijke documenten, gegevens en informatie. Een breed scala aan taken, variërend van het invoeren van gegevens in databases tot een aanspreekpunt zijn en het verwerken van correspondentie.

Zo beperkt de administratieve rol zich niet tot één afdeling. Administratieve medewerkers ondersteunen vaak op veel verschillende gebieden, dit kan zijn op: HR, financiën, marketing en verkoop. Je speelt dus een belangrijke rol rondom de communicatie en samenwerkingen tussen afdelingen.

Ten derde is de administratief medewerker er om andere leden uit het team te ontzorgen. Zo ben je vaak het eerste aanspreekpunt voor klanten en/of bezoekers. Je ontvangt en staat hen te woord. Ook als de bezoeker een afspraak heeft met een van je collega’s. Jij zorgt ervoor dat de bezoeker wat te drinken krijgt en een plekje heeft om plaats te nemen tot jouw collega beschikbaar is. Naast het verwelkomen van gasten, is een administratief medewerker ook verantwoordelijk voor het beantwoorden van telefoontjes, e-mails of chats. Hier kan ook een stukje algemene klantenservice bij zitten. Het is dus essentieel dat je een klantvriendelijke en professionele houding hebt, je bent immers het visitekaartje van het bedrijf.

Kwaliteiten van een administratief medewerker

Een van de meest waardevolle kwaliteiten van een administratief medewerker is het hoofd koel houden in drukke en stressvolle situaties. Het bewaken van overzicht, het stellen van prioriteiten, het bewaken van deadlines en tot slot ervoor zorgen dat alles soepel verloopt. Orde en structuur zijn twee kernwoorden in jouw werk. Daarnaast zorg je ervoor dat documenten en informatie gemakkelijk en toegankelijk zijn voor je collega’s. Ook ben je flexibel. Want het kan wel eens voorkomen dat een collega met een opdracht komt waar je niet op had gerekend. Je zal dan moeten schakelen en ervoor moeten zorgen dat de opdracht toch afkomt.

In contact komen met Blauw Office?

Ben jij deze klantvriendelijke stressbestendige controle freak? Dan zoekt Blauw Office jou! We hebben veel afwisselende vacatures op het gebied van administratie, maar ook op andere functies zoals: commercie, IT, logistiek, finance en klantcontact. Neem nu contact op met Blauw Office voor eventuele vragen.